Geplaatst op
De voedingsmiddelenindustrie heeft speciale functies nodig binnen het eigen ERP-systeem. Je kunt er hier over lezen.
Bij het produceren van voedsel is er een hele reeks vereisten en wettelijke voorschriften die in acht moeten worden genomen. Maar ook de eisen van klanten worden steeds hoger. Vooral op het gebied van transparantie en duurzaamheid moeten voedselfabrikanten retrofitten.
Met een modern ERP-systeem voor food kunnen alle huidige en toekomstige uitdagingen beter onder de knie worden. Hoe een ERP-systeem precies werkt, welke voordelen de applicatie met zich meebrengt en hoe met name de voedselproductie er baat bij heeft, is het onderwerp van dit artikel.
Definitie: Wat is een ERP-systeem?
De afkorting ERP beschrijft de ondernemende taak van enterprise resource planning. In de kern gaat het erom alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Dit vereist lean en geoptimaliseerde processen in het hele bedrijf en een instrument dat resources naar hen verdeelt als dat nodig is.
Er moet voor worden gezorgd dat alle processen op het juiste moment van de juiste middelen in de juiste hoeveelheid en kwaliteit worden voorzien. Tegelijkertijd moet afval zoveel mogelijk worden uitgesloten. Gezien talloze processen in een bedrijf, waarvan sommige op elkaar voortbouwen of parallel aan elkaar lopen, is dit geen gemakkelijke taak.
Middelen zijn immers niet alleen goederen die moeten worden verwerkt. In plaats daarvan verwijst het naar alle operationele middelen waarover het bedrijf beschikt. Dus ook de mankracht van het personeel, machines en fabrieken, het wagenpark, vastgoed of financiële middelen. Alles moet zo goed mogelijk en bedrijfsbreed op elkaar worden afgestemd.
ERP-systeem centraliseert data op één plek
Hier komt een ERP-systeem om de hoek. Hiermee worden alle processen van een bedrijf digitaal in kaart gebeiteken en worden de gegevens vervolgens samengevoegd in een centrale database. Op deze manier wordt informatie sneller gedeeld in het bedrijf en worden afdelingsgrenzen overwonnen. Datasilo’s van individuele afdelingen worden opgelost en processen kunnen veel leaner worden geïmplementeerd.
Vanaf nu werken alle spelers in het bedrijf met dezelfde data, wat ook leidt tot minder misverstanden en dus fouten in het bedrijfsproces. De communicatie wordt in het hele bedrijf aanzienlijk verbeterd, waardoor processen efficiënter en sneller worden. Middelen kunnen dus op veel gebieden worden bespaard en elders winstgevend worden gebruikt.
Hiervoor bestaat een ERP-systeem uit modules. Elke module bestrijkt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf en heeft tal van functies die de individuele processen ondersteunen of zelfs automatiseren. De modules worden vervolgens via de centrale database met elkaar verbonden.
Branchespecifieke ERP-systemen
In een ERP-systeem zijn er modules voor bijvoorbeeld boekhouding, personeelsbeheer, magazijnbeheer, productie of voor logistiek en verkoop. Afhankelijk van het bedrijfsgebied van een bedrijf bestaat het ERP-systeem uit al die modules die nodig zijn om de eigen processen te dekken.
In de loop van de tijd hebben veel ERP-leveranciers zich gespecialiseerd in specifieke industrieën en hun systemen aangepast aan de behoeften van individuele bedrijven. Zo zijn er ook oplossingen op de markt die speciaal zijn ontworpen voor de voedingsmiddelenindustrie. Deze bevatten al belangrijke functies in hun standaardversies die belangrijk zijn voor de productie en verwerking van voedsel. De software heeft dan ook veel gemeen met software voor de productie.
Op dit punt willen we een aantal van deze functies nader bekijken en de concrete voordelen ervan in de praktijk benadrukken. We mogen echter niet vergeten dat elk bedrijf zijn eigen eisen formuleert voor een ERP-systeem. Of een functie essentieel is voor het eigen systeem is uiteindelijk te wijten aan de eigen omstandigheden.
Kwaliteitsmanagement in de voedselproductie
Kwaliteit speelt een cruciale rol in de voedingsmiddelenindustrie. Bederfelijke goederen moeten zo snel mogelijk worden verwerkt en partijen moeten traceerbaar zijn. Al bij de levering van de goederen moet een kwaliteitscontrole worden uitgevoerd, die vervolgens het hele waardecreatieproces doorloopt. Een ERP-systeem biedt op dit moment tal van functies.
Op deze manier kunnen batchdatums worden bewaakt, garanties van oorsprong worden gecreëerd of batch recalls efficiënter en sneller worden uitgevoerd. Leveranciers kunnen ook worden geëvalueerd en het systeem biedt functies voor klachtenbeheer als een levering niet aan uw eigen eisen voldoet.
Productie in kaart brengen met het ERP-systeem
In de voedingsmiddelenindustrie worden meestal procesgebaseerde procestechnologieën gebruikt, waarvoor receptbeheer vereist is. Op dit moment biedt het ERP-systeem functies voor batchgrootteoptimalisatie, maar ook voor het bepalen van vereisten en biedt het suggestielijsten en actienotities.
Alle batches worden automatisch gedocumenteerd en er kan een breed scala aan processen voor productie en verpakking worden geïmplementeerd. Houdbaarheidsdatums kunnen direct op de verpakking worden afgedrukt en bijgehouden. Verbindingen met de productiefaciliteiten zorgen ook voor constante controles en overzichten. Weegschalen zorgen bijvoorbeeld voor constante hoeveelheden, die vervolgens ook op een etiket kunnen worden vastgelegd; en dit alles automatisch.
Inkoop met het ERP-systeem
Er moet voor worden gezorgd dat de juiste goederen altijd op het juiste moment en in de juiste kwaliteit beschikbaar zijn in de productiefaciliteiten. Ook de prijs speelt een belangrijke rol. Met de ERP-software kunnen veel inkoopprocessen veel slimmer worden gemaakt. Op deze manier kunnen orders naar wens worden besteld, kunnen offertes automatisch worden gemaakt en kunnen inkomende facturen automatisch worden geboekt.
Als een levering mislukt of niet overeenkomt met de gewenste kwaliteit, kan het systeem snel en eenvoudig op zoek gaan naar alternatieve leveranciers en berekenen wanneer en onder welke omstandigheden de goederen kunnen worden geleverd en de productieprocessen dienovereenkomstig aanpassen.